Jak obliczyć wysokość diety zagranicznej?

Wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż i ustalona jest w Rozporządzeniu MPiPS. Należy pamiętać, że dieta zagraniczna zaczyna przysługiwać w przypadku podróży lotniczej lub morskiej w chwili wejścia na pokład. W przypadku podróży samochodem, pociągiem lub autobusem dieta zagraniczna zaczyna obowiązywać od momentu przekroczenia granicy, do tego momentu nalicza się dietę krajową. W takim wypadku w formularzu rozliczenia delegacji zatrudniony powinien zaznaczyć dokładną godzinę przekroczenia granicy.

Diety zagraniczne naliczane są w walutach obcych. Jeśli pracodawca nie posiada konta walutowego i wypłaca dietę w złotówkach zobowiązany jest zastosować kurs z dnia poprzedniego podany przez Narodowy Bank Polski. Jeśli dieta płacona jest w formie zaliczkowej przed podróżą kurs brany jest z dnia poprzedzającego wypłatę. Jeśli dieta płacona jest z rozliczeniem po odbyciu podróży kurs brany jest z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia. Jeśli rozliczenie składane jest w poniedziałek obowiązuje kurs z poprzedzającego go piątku, ponieważ w sobotę i niedzielę NBP nie określa kursów.

Przy obliczaniu diet zagranicznych stosuje się następujące zasady:

za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;

za niepełną dobę: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;

od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety;

powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio:

śniadanie – 15% diety;

obiad – 30% diety;

kolację – 30% diety;

inne wydatki – 25% diety.

Przykład:

Wolontariuszka Fundacji X odbyła w dniach 1-4 września podróż służbową na Targi Regionów Europy do Paryża. Z Warszawy wyleciała samolotem o godzinie 6.30 rano a wróciła do niej o godzinie 23.15, tak więc za każdą dobę przysługiwało jej 100% diety. Nocowała w hotelu, w którym zagwarantowane było śniadanie.

Organizatorzy konferencji w dniach 2 i 3 września zapewniali uczestnikom obiad, 3 września dodatkowo zaprosili wszystkich na uroczystą kolację.

Kalkulacja jej diet wygląda następująco:

1 września – powyżej 12 godzin, 100% diety;

2 września – pełna doba, śniadanie w hotelu, obiad w trakcie konferencji, 100% – 15% (śniadanie) – 30% (obiad)= 55% diety

3 września, pełna doba, śniadanie w hotelu, obiad w trakcie konferencji, uroczysta kolacja – 100% – 15% (śniadanie) – 30% (obiad) – 30% (kolacja)= 25% diety

4 września, powyżej 12 godzin, śniadanie w hotelu, 100% – 15% (śniadanie) = 85% diety

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Podstawa prawna

Rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 r. MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)