Jak powinna wyglądać i co zawierać strona www organizacji

Jak powinna wyglądać i co zawierać strona www organizacji – najważniejsze zasady

Witryna internetowa jest jedną z najważniejszych wizytówek organizacji. Od tego jak wygląda, jak się po niej poruszać i co zawiera, zależy czy będzie odwiedzana przez odbiorców organizacji. Im strona jest ładniejsza, bardziej przyjazna w nawigacji, tym łatwiej przyciągnie nawet przypadkowego odbiorcę.

Jakie korzyści odniesie organizacja z posiadania strony?

możliwość promowania organizacji przy stosunkowo niewielkich nakładach;

narzędzie bezpośredniej komunikacji z odbiorcami, możliwość budowania więzi z otoczeniem;

dostarczenie otoczeniu maksymalnej ilości informacji o organizacji i jej działaniach;

możliwość bieżącego analizowania wizerunku organizacji oraz poziomu niezadowolenia/zadowolenia odbiorców i umożliwienie szybkiego reagowania poprzez zamieszczanie odpowiedzi, sprostowań, szczególnie w sytuacjach kryzysowych (więcej na ten temat czytaj tutaj: http://www.ngo.pl/x/480771).

A jakie mogą być zagrożenia?

liczba stron internetowych wzrasta bardzo szybko, co powoduje brak przejrzystości i zmęczenie użytkowników, aby strona spełniała swoje podstawowe zadania musi wyróżniać się na tle innych;

w celu utrzymania stałego kontaktu z odbiorcą strona www powinna być na bieżąco uaktualniana i rozwijana, co wiąże się z koniecznością zatrudnienia odpowiedniej osoby.

Jak stworzyć stronę – krok po kroku
1. Cel – należy jasno sprecyzować, jakie zadania strona ma spełniać. Od definicji celów zależy forma, układ strony. Istnieją trzy podstawowe zastosowania stron www:

narzędzie promocyjne – tworzone w celu zaistnienia w sieci;

platforma informacyjna – mająca na celu przedstawienie całości materiałów o organizacji;

narzędzie e-commerce – służące sprzedaży.

2. Zawartość – zarówno niedobór informacji jak i ich nadmiar powodują, że strona staje się nieatrakcyjna, a nawet nudna. Aby proces tworzenia witryny odbywał się w sposób spójny i konsekwentny, kwestie treści oraz układu powinny być ustalone w jego początkowej fazie.
Pakiet podstawowych informacji to: informacje o organizacji, jej oferta, kontakt (adres, telefon, e-mail). Ten zestaw można poszerzyć o: informacje o zrealizowanych działaniach, współpracujących partnerach, rekomendacje, historię, zasób wiedzy związany z działalnością organizacji, linki, mapę serwisu, wyszukiwarkę.

3. Interaktywność – w odróżnieniu od innych mediów Internet umożliwia komunikację dwukierunkową – odbiorca nie tylko czyta (gazeta) czy ogląda (TV) lub słucha (radio), ale może na bieżąco komentować, uczestniczyć itp.
Istnieje tu kilka sprawnych narzędzi interaktywnych, np.:

aktywny adres e-mail – ktoś może do nas przysłać pytanie, informacje itp.;

księga gości – formularz umożliwiający wpisywanie informacji, które od razu wyświetlają się na stronie;

czat – dzięki, któremu internauci mogą na bieżąco rozmawiać z zaproszonym gościem lub między sobą;

forum – na którym mogą wyrażać swoje opinie na dany temat;

ankiety, sondy;

zapytaj eksperta – możliwość zadawania szczegółowych pytań.

4. Aktualizacja – aby strona nabrała walorów prawdziwie interaktywnych, należy zapewnić bieżące jej aktualizowanie. Nie można dopuścić do sytuacji, w której odwiedzający stwierdza, że informacje na stronie są przestarzałe. Tworząc stronę warto pomyśleć o CMS (czyli Systemie Zarządzania Treścią), który w łatwy i przystępny sposób pozwoli modyfikować treści zawarte na stronie www.

5. Grafika – w przypadku stron www „opakowanie” jest równie ważne, co zawartość. Nawet skomplikowane treści, przy umiejętnym zastosowaniu narzędzi graficznych i technicznych, mogą przybrać postać atrakcyjnych i łatwych w nawigacji. Należy także pamiętać, aby strona internetowa była spójna z systemem identyfikacji wizualnej organizacji.

6. Monitoring – Internet daje możliwość analizowania ruchu na stronie, a co za tym idzie dostosowywania jej do potrzeb użytkowników. Zabiegi takie, jak mierzenie liczby odsłon, w zależności od pory dnia, kolejności czytanych informacji, powinny stać się nieodzownym elementem badania skuteczności strony.

7. Pomoc z zewnątrz – zespół PR nie dysponuje zazwyczaj wystarczającym zapleczem programistycznym, dlatego ważnym krokiem jest wybór firmy IT lub osoby, która będzie wspierała organizację w tworzeniu strony. Ta decyzja nie powinna być odkładana na koniec, ponieważ wszystkie pomysły powinny być weryfikowane pod względem swojej wykonalności, praktyczności i użyteczności.
Przy wyborze firmy IT/osoby należy zwrócić uwagę na:

witrynę należącą do firmy – taka wizytówka może dużo powiedzieć o możliwościach, jakości obsługi;

strony www, które firma stworzyła;

czy istnieje możliwość wysłania oczekiwań, w odpowiedzi na który otrzymamy wstępny projekt;

deklarowany czas reakcji przy wystąpieniu sytuacji awaryjnej;

warunki obsługi technicznej po wykonaniu zlecenia, w tym gwarancję oraz zakres praw autorskich;

cenę.

Oprac. na podst.: F. P. Seitel, Public Relations w praktyce, Wydawnictwo Felbjerg Sja, Warszawa 2003; artykułu z serwisu PRoto – Wszystko o Public Relations www.proto.pl)