Co to jest PR wewnętrzny?

PR wewnętrzny (internal PR) to jeden z ważnych obszarów public relations obejmujący zespół działań skierowanych do „środowiska wewnętrznego” organizacji.

Większość osób postrzega PR wewnętrzny jako działania komunikacyjne skierowane do pracowników i współpracowników, tymczasem to tylko jego część. Otoczenie wewnętrzne to także rodziny pracowników, zarząd organizacji, a nawet byli pracownicy, którzy w dalszym ciągu mogą wpływać na to, jak jest ona postrzegana. Trudno jest mówić o dobrej komunikacji z otoczeniem, jeśli sprawna, nastawiona na dialog komunikacja, nie będzie zaczynała się wewnątrz organizacji. To właśnie pracownicy i inni uczestnicy „środowiska wewnętrznego” stanowią najbardziej wiarygodnych ambasadorów instytucji.

Komunikacji wewnątrz organizacji nie należy lekceważyć. Zaniedbana polityka informacyjna, nawet w najmniejszym środowisku, wcześniej czy później doprowadzi do powstania nieformalnego obiegu informacji. Ten z kolei jest bardzo niebezpieczny, zwłaszcza jeśli np. niepochlebne plotki wydostaną się na zewnątrz.

Narzędzia PR wewnętrznego mogą być dobierane w zależności od wielkości i możliwości (również finansowych) organizacji. Bez względu jednak na skalę działań, najważniejszym celem jest stworzenie prawdziwego dialogu z wewnętrznym środowiskiem. I nie wystarczy tutaj opracowanie nawet najsprawniej funkcjonującej polityki informacyjnej. W prawidłowej komunikacji wewnętrznej bardzo ważny jest dwustronny charakter komunikacji – tylko wtedy pracownicy czy współpracownicy będą utożsamiać się z instytucją. Dlatego konieczne jest otwarcie na dialog, wsłuchiwanie się w głos pracowników, współpracowników i całego środowiska wewnętrznego. Trzeba pamiętać, że płynące sygnały nie mogą być ignorowane. Dopiero wtedy można mówić o sprawnie działającym PR wewnętrznym.

Wśród podstawowych narzędzi PR wewnętrznego można wymienić następujące działania (niektóre z nich są przeznaczone dla rozbudowanych struktur organizacyjnych):

komunikacja audiowizualna (radiowęzeł, telewizja, wortale pracownicze, intranet, mailingi);

tablice informacyjne – oprócz aktualności na temat organizacji można stworzyć swoisty hide park, na którym pracownicy mogliby zamieszczać swoje informacje, komentarze;

imprezy firmowe i wyjazdy integracyjne;

gazeta firmowa;

spotkania z zarządem;

listy od zarządu (np. z gratulacjami z okazji jubileuszów, czy szczególnych osiągnięć);

skrzynka uwag i pomysłów;

konkursy.

Należy zauważyć, że w przypadku mniejszych organizacji trudno jest mówić o wykorzystaniu całego spectrum możliwości, bo wiele z nich nie sprawdziłoby się w małej strukturze. Z drugiej jednak strony znacznie łatwiej jest prowadzić sprawny dialog i na bieżąco reagować na ważne sygnały w małej organizacji. To co ważne – nawet przy najmniejszej strukturze – warto pomyśleć o takich działaniach, które będą budowały pozytywne relacje w „środowisku wewnętrznym”. Po pierwsze rzetelny dialog, po drugie działania pozostające w zakresie możliwości organizacji, takie jak np. „pracownicza” Wigilia, czy inne uroczystości, będące doskonałą okazją do tworzenia więzi.