DZIŚ

Jamajka: Dzień Boba Marleya

podyskutuj | FAQ | o serwisie | infolinia 801 646 719 znajdź w serwisie

Co zrobić, aby komunikat był skuteczny?

Wybór właściwych narzędzi komunikacji zależy od tego, do kogo i z jaką informacją organizacja chce trafić. Profesjonalizm w posługiwaniu się narzędziami budowania wizerunku zależy przede wszystkim od jakości przekazywanej informacji oraz tego, czy działania zostały zaplanowane odpowiednio wcześnie. Brak dbałości o wizualną atrakcyjność może spowodować, że informacja nie zostanie zauważona, ale sama atrakcyjność też nie wystarczy, by informacja została zapamiętana.

Nikt nie wyrobi sobie pozytywnego zdania o organizacji na podstawie zaproszenia zredagowanego z błędami, nawet jeśli będzie wydrukowane na czerpanym papierze. Informacja o prestiżowej konferencji, podana z 24-godzinnym wyprzedzeniem nie uratuje frekwencji i nie przyda się potencjalnym uczestnikom.
 
Kiedy chcemy otoczeniu przekazać informacje warto pamiętać o kilku sprawach:
 
Ograniczone zasoby uwagi – z tysięcy informacji dziennie jesteśmy w stanie zapamiętać nieliczne. Podobnie jest z odbiorcami organizacji – jeśli otrzymają więcej informacji niż są w stanie zapamiętać, przestaną słuchać.
 
Powtarzalność przekazu – żadnej reklamy nie nadaje się wyłącznie raz. Aby umożliwić odbiorcy zapamiętanie przekazu, trzeba go powtórzyć około 5 – 7 razy. Przekaz, aby mógł zostać zapamiętany, musi być spójny na poziomie obrazu, tekstu i dźwięku.
 
Posługiwanie się obrazem – obraz działa wielokrotnie silniej niż słowo, jest najsilniejszym nośnikiem przekazu. Nawet jeśli wyłącznie mówimy – warto posługiwać się obrazowym językiem.
 
Zrozumiały język – dobrzy mówcy używają języka swoich odbiorców. Hermetyczny język sprawia, że odbiorcy przestają nas słuchać. Mówmy zawsze językiem mówionym, a nie pisanym – takim, którym ludzie myślą, a nie takim, który rozumieją wyłącznie mocno się skupiając. Mówmy „pieniądze” zamiast „środki finansowe”, „nauka” zamiast „edukacja”.
 
Bardzo często komunikat jest przekazywany w formie pisemnej. Redagowanie tekstów to jedna z najważniejszych umiejętności w komunikowaniu się z otoczeniem i budowaniu wizerunku. Porozumiewanie się na piśmie wymaga jednak staranności: zastanowienia się nad celem tekstu, odbiorcami, doborem treści oraz poprawności językowej. Nieporadność lub błędy ortograficzne natychmiast dyskwalifikują w oczach czytającego. Warto poświęcić czas na zaplanowanie tekstu. Im lepiej przemyślana całość – tym szybciej powstanie sam tekst.
 
Chętniej czytane są teksty
Gorszy odbiór mają teksty
  • krótkie
  • podzielone na niewielkie fragmenty, z wyraźnymi akapitami
  • urozmaicone, pisane różną czcionką
  • urozmaicone zdjęciami, wykresami, schematami, tabelami
  • harmonijne, o uporządkowanej kompozycji
  • pisane językiem zrozumiałym
  • zawierające treści pozytywne
  • atrakcyjne w formie, drukowane na dobrym gatunkowo papierze
  • adresowane do konkretnego odbiorcy
  • zbyt długie
  • pisane w sposób ciągły
  • bez zaznaczenia istotnych treści
  • przeładowane, zawierające zbyt dużo urozmaiceń
  • chaotyczne, nieuporządkowane
  • pisane językiem specjalistycznym lub zbyt proste, potoczne
  • ze zbytnim nagromadzeniem sformułowań negatywnych
  • niedbałe
  • bez jasno określonego adresata
  • pisane anonimowo
 
Źródło: B. Rozwadowska, Public relations. Teoria, praktyka, perspektywy, Warszawa 2002.
 
Komunikat, który organizacja „wypuszcza w świat” ma z jednej strony osiągnąć zakładany skutek (sprawić, by ludzie przyszli na imprezę, przekazali pieniądze, zgłosili się do pomocy itp.), ale z drugiej strony wpływa również na wizerunek organizacji w jej otoczeniu.
 
Na budowanie wizerunku ma zatem wpływ:
  • Jakość komunikatu. Od strony merytorycznej: czy informacje są dla odbiorców istotne i pożyteczne? Od strony technicznej: czy informacja jest kompletna, czytelna, wyczerpująca, spójna?
  • Terminowość. Czy informacja jest aktualna, przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem, czy dotarła do odbiorców w odpowiednim czasie, pozwalającym im zapoznać się z planowanymi działaniami, przygotować się na nie, odpowiedzieć na propozycję?
  • Strona wizerunkowa. Czy zostały dopełnione kwestie formalne: nazwa i logo organizatora/programu są w odpowiednim miejscu, linia graficzna jest spójna i przejrzysta, czy forma graficzna jest atrakcyjna, przykuwająca uwagę?
 
Oprac. na podst. materiałów szkoleniowych: Promocja i budowanie wizerunku organizacji pozarządowej, Małgorzata Borowska, Izabela Dembicka, Lidia Krzemień-Zimand.