Przede wszystkim należy odpowiedzieć sobie na pytanie kogo szukamy? No i zaczyna się…: osoby otwartej, odpowiedzialnej, z takimi i takimi umiejętnościami itd. Lista życzeń zaczyna być  długa, a oczekiwania  stają się ogromne, ów wolontariusz jawi się jako osoba  wręcz idealna. Takie myślenie poważnie ogranicza współpracę z wolontariuszem,  choć oczywiście  część  tych cech będzie u nich występować. Ale warto pamiętać, że najważniejsze z nich to: dobrowolność i bezpłatność.

W wolontariuszach tkwi ogromny potencjał, niezależnie od tego jak  duże doświadczenie mają pracownicy danej organizacji czy instytucji, to są to raczej osoby z dość  określonym i ukierunkowanym zasobem wiedzy, podobnym wieku i wykształceniem. To właśnie wolontariusze mogą wzbogacić zespół o nowe doświadczenia i perspektywy. Nie należy o tym zapominać.

Żeby mieć grupę efektywnie pracujących wolontariuszy trzeba w tym celuzidentyfikować  potrzeby ich samych, a także instytucji bądź organizacji.

Pracując zawodowo często nie realizuje się swoich planów, aspiracji, marzeń. Bycie wolontariuszem daje taką możliwość, stanowi często bowiem odskocznię od codziennych obowiązków  Ale wolontariusz chce czuć się też częścią zespołu, mieć wpływ na życie  organizacji lub instytucji, dlatego zawsze należy starać się ich wysłuchać. Świadomość, że ma się wpływ na działalność jest dodatkowym czynnikiem motywującym.

Powinno się o tym pomyśleć zastanawiając się nad potrzebami organizacji i przede wszystkim unikać ogromnych wizji z dziesiątkami wspierających osób, warto skupić się na  jednej  bądź kilku osobach. Inaczej zaistnieje ryzyko „przypadkowości” wyboru. Należy też taką analizę robić ze współpracownikami, których praca będzie powiązana z obowiązkami przyszłego wolontariusza, warto  ich zapytać jakie mają potrzeby, propozycje bądź pomysły w tej materii. Inaczej analiza może być nietrafna i  istnieje ryzyko, ze wolontariusz będzie odrzucony jako pełnoprawny członek zespołu.

Precyzyjne określenie kto jest potrzebny pozwoli zdobyć wiedzę o oczekiwaniach wobec danej osoby. Jeżeli to już wiadomo, następnie pora na określenie co wolontariusz będzie robił i za co odpowiadał?.

Częstym błędem popełnianym przez osoby przyjmujące wolontariuszy jest świadomość, że  wystarcza chęci wolontariusza by go przyjąć – otóż  to jest zdecydowanie za mało. Pojawia się wówczas ewentualność, że pojawi się osoba, która nie będzie posiadała predyspozycji do oferowanych zadań, a  od tego momentu już  tylko krok do stwierdzenia,  że ów wolontariusz okaże się niewypałem. Nawet najzdolniejsza osoba traci swój  potencjał, jeżeli nie jest odpowiednio zagospodarowana.